Avere a disposizione gli strumenti giusti per gestire idee e flussi di lavoro con colleghi e clienti è fondamentale per migliorare tempi e risorse, soprattutto nell’era dello smart working.


Il web è una miniera di tool, applicativi e template free, che possono agevolare l’attività lavorativa quotidiana senza necessariamente dovere fare investimenti in software costosi, soprattutto quando si parla di PMI.Di seguito alcuni tool che riteniamo utili per le piccole e medie imprese italiane.

Per gestire progetti

Asana

Un tempo c’erano le lavagne, oggi c’è Asana, un’app tra le più diffuse che vi consente di gestire progetti comunicando coni vostri collaboratori. Su Asana è possibile creare team e progetti con diversi privilegi di accesso alle informazioni, integrando il tutto tramite API con Slack, Google Drive e DropBox. Funzionalità da non sottovalutare è la possibilità di creare un diagramma di Gantt che funga da traccia per il lavoro da svolgere (con date di inizio e fine, previsioni ditempistiche, progressi, ecc…) e ne garantisca il corretto svolgimento attraverso la giusta pianificazione.

Trello

Più semplice di Asana, con uno stile fumettoso e proprio per questo piacevole, Trello è una comodissima app di gestione progetti. La bacheca, le liste e le schede di Trello consentono di organizzare e stabilire la priorità dei progetti in modo divertente, flessibile e gratificante. Adatta anche a freelance, consente di organizzare i progetti in card e di tenere tutto sotto controllo. Funziona anche da mobile e da tablet. La sincronizzazione su tutti i dispositivi permette di essere operativi in qualunque luogo, lavorando tranquillamente anche in mobilità.

Per comunicare

Skype

Non conosce confini né crisi. Nato come alternativa al telefono, è usatissimo in azienda per scambiarsi file. L’applicazione è stata costantemente migliorata nel corso degli anni, e mentre i concorrenti – vedi Viber -passano di moda, Skype resta. A disposizione durante una chat di gruppo è possibile andare a sfruttare una serie di comandi speciali, rapidi e molto utili ad esempio per avere un riepilogo dei componenti, per rimuovere/aggiungere un contatto, per capire qual è il ruolo personale e per far partire una chiamata live o per fermare le notifiche push. Tutte pratiche che richiederebbero maggiore tempo. Skype for business, in particolare modo, offre un vasto elenco di funzioni di videoconferenza fino a 25 partecipanti con cui condividere in caso di necessità il proprio schermo.

Slack

Slack significa all’incirca “pigrizia”, e in effetti il rischio è quello di perdere tempo a chattare con i colleghi. In realtà, però, offre molte funzioni interessanti: si possono organizzare diversi team di lavoro e tutto lo storico delle conversazioni viene salvato, inclusi gli eventuali allegati, che possono essere recuperati con una semplice ricerca. È diventato un must delle startup che non vogliono creare una chat aziendale proprietaria. Disponibile anche in versione mobile.

Per ottimizzare la gestione del lavoro

Last Pass

Esistono account aziendali per qualsiasi tipo di servizio, ma le password non “girano”. Se avete questo problema, Last Pass è il servizio giusto per voi: tutte le vostre password saranno memorizzate e richiamate nel momento in cui ne avrete bisogno. Unica precauzione: cercate di non dimenticare la password principale.

Per finanza e contabilità

Fatture in Cloud

È l’applicazione di fatturazione di una start-up italiana che sta facendo furore. Consente di gestire fatturazione e flussi di cassa anche per imprese di piccole e medie dimensioni, tutto nella “nuvola”, in maniera da avere i dati sempre disponibili. L’app, nata nel 2013 con l’obiettivo di eliminare la brutta abitudine di tenere le fatture su fogli excel disordinati, a distanza di poco più di un anno dal lancio, è entrata a far parte del gruppo TeamSystem attraverso Danea Soft. Fatture in Cloud, realizzata e gestita da MadBit Entertainment S.r.l., è oggi leader in Italia.

Dropbox

È stata tra le prime applicazioni a consentire di salvare i file in cloud, quando ancora se ne parlava poco. Dropbox è sopravvissuta al tempo, e a una fuga di dati, per continuare ad essere scelta da molte aziende e privati. Particolarmente interessante per le aziende è Dropbox Business, un’area a parte pensata appositamente per i team. Si contano fino a tre versioni differenti: Standard, Advanced e Enterprise con la possibilità di disporre di funzionalità aggiuntive quali l’approvazione dei dispositivi, lo Showcase e i ruoli amministratori distinti.

Hubspot

Se avete un’attività di business development forte, non potete fare a meno di un servizio come questo che vi permette di monitorare i prospect: contatti, referenti aziendali, note e stato di avanzamento delle trattative sarannomolto più semplici da gestire.

Soldo

Soldo, nato nel 2015 autorizzato e regolamentato dalla Financial Conduct Authority (FCA), è una piattaforma per la gestione delle spese pensata per le aziende: permette di controllare quanto viene speso, da chi e dove, e offre ai dipendenti la possibilità di spendere fondi aziendali in autonomia con le carte prepagate Soldo Mastercard. L’obiettivo è la creazione di una soluzione multiutente di gestione delle spese pensata ad hoc per aiutare le aziende di ogni dimensione a gestire le spese aziendali in modo smart.

Non dimenticate però che lo scenario evolve così rapidamente che molti degli strumenti che oggi vengono utilizzati all'interno di un’azienda, fino a pochi anni fa non esistevano, oppure avevano costi accessibili solo ai grandi player di settore. Rimanere aggiornati sulle novità è quindi un plus a cui non potete sottrarvi se non volete essere schiacciati dalla concorrenza. In fondo, ottimizzare è sinonimo di guadagnare e il guadagno è fonte di investimento.

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